Logiciel de Self-Stockage : Comment choisir la solution idéale

20 septembre 202420 septembre 2024 AM

Découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de self-stockage pour simplifier la gestion de vos espaces, optimiser vos opérations quotidiennes et offrir à vos clients une expérience sans faille ou presque !

Principaux logiciels pour un centre de stockage

Space Manager de RADical Systems

Space Manager de RADical Systems est un logiciel de gestion complet et polyvalent conçu spécifiquement pour le secteur du self-stockage. C’est un outil complet et intuitif. Un véritable allié au quotidien ! De grandes entreprises de stockage à travers le monde l’utilise. Il est très efficace dans la gestion des clients, des contrats de location de box, des paiements, et de l’accès aux box de stockage. Il est apprécié pour sa facilité d’utilisation et son adaptabilité, avec des fonctionnalités adaptées aussi bien aux grands réseaux de self-stockage qu’aux opérateurs indépendants. Il propose des modules qui peuvent être ajoutés selon les besoins spécifiques, ce qui en fait une solution flexible. C’est une solution puissante et flexible ! Space Manager a été lancé en 1992. Il est développé par Radical Systems.

Caractéristiques principales :

Gestion des clients : Space Manager permet de suivre et de gérer les informations des clients, leurs contrats de location, ainsi que l’historique des paiements.
Facturation et paiements automatisés : Le logiciel propose une automatisation complète de la facturation et permet d’accepter plusieurs modes de paiements, y compris les paiements en ligne.
Accès sécurisé : Il inclut des solutions de contrôle d’accès pour gérer les droits d’entrée dans les garde meubles via des codes ou des cartes d’accès.
Rapports et statistiques : Vous pouvez générer des rapports détaillés sur l’occupation des box, les revenus et l’efficacité des processus. De quoi prendre les bonnes décisions pour piloter votre garde meuble en libre-service.

Space Manager offre une intégration simple avec des outils financiers tels que Sage et Worldpay, facilite la gestion multisite, et automatise les tâches administratives pour améliorer l’efficacité et gagner du temps.

Win Box Manager

Win Box Manager est un logiciel français spécialisé dans la gestion des centres de self-stockage. Conçu pour les entreprises de garde-meubles, ce logiciel va simplifier et automatiser vos tâches quotidiennes et répétitives. Il facilite la gestion de vos box. C’est une véritable solution adaptée aux opérateurs de self-stockage en France souhaitant optimiser la gestion de leur centre, avec une gestion à distance facilitée grâce au cloud. Il a été lancé en 2010 et développé par l’entreprise française E-Softys, spécialisée dans les solutions numériques pour les secteurs du stockage et de la logistique

Caractéristiques principales :

Gestion des clients : Win Box Manager permet de suivre les clients et leurs contrats, avec des fonctionnalités pour l’inscription, la facturation, et le renouvellement des contrats.
Facturation automatisée : Il génère automatiquement les factures et les envoie aux clients, tout en suivant les paiements et les rappels pour les factures en retard.
Gestion des box : Le logiciel offre une vue en temps réel de l’occupation des boxes, permettant de voir quels espaces sont disponibles ou réservés.
Tableau de bord intuitif : L’interface propose une gestion centralisée de toutes les opérations, permettant un suivi rapide et efficace des activités du centre.
Cloud : Les données sont accessibles en ligne, permettant une gestion à distance depuis n’importe quel appareil connecté.

Win Box Manager automatise la gestion des contrats, factures et paiements, avec une interface intuitive facile à utiliser. Il propose également un accompagnement personnalisé pour l’installation et la migration des données.

EasySpace

EasySpace est également un logiciel dédié à la gestion des centres de self-stockage. C’est une solution complète avec une interface intuitive depuis 2015. Il est fait pour simplifier et optimiser les opérations de votre centre. Il propose plusieurs fonctionnalités clés pour répondre aux besoins spécifiques des gestionnaires de self-stockage.

Caractéristiques principales d’EasySpace :

Réserver des box de stockage et gérer les paiements directement en ligne, 24/7.
Automatiser la création et la gestion des contrats de location, la facturation récurrente, ainsi que le suivi des paiements.
Automatisation des tâches comme l’envoi de rappels de paiement, la gestion des factures, et l’administration des contrats.
EasySpace permet une gestion centralisée de plusieurs centres de self-stockage à partir d’une seule interface.
Le logiciel offre des rapports et des statistiques sur votre activité pour suivre vos performances, analyser les taux d’occupation et optimiser la gestion de votre centre.
EasySpace intègre également des outils pour la gestion des accès à votre garde-meuble.

Store365

Store365, développé par Store-IT, est un logiciel de gestion de self-stockage conçu pour centraliser et automatiser les opérations des entreprises de stockage. Il offre une large gamme de fonctionnalités, telles que la gestion des contrats, la facturation, les réservations en ligne et l’intégration avec des systèmes tiers (comme les systèmes de contrôle d’accès, les prestataires de paiement et les logiciels de comptabilité). Ce logiciel est totalement basé sur le cloud, ce qui permet une gestion flexible et accessible à distance. Il a été lancé en 2016.

Un des points forts de Store365 est sa certification ISO 27001, garantissant une sécurité renforcée pour la gestion des données sensibles. Ce logiciel s’adapte aussi bien aux installations avec ou sans personnel, ce qui en fait une solution polyvalente pour les entreprises de self-stockage de toutes tailles. Parmi ses autres caractéristiques clés figurent les options de paiement récurrent, les rappels automatiques par SMS, ainsi que la gestion des remorques et camionnettes pour le transport.

Pour ceux qui souhaitent améliorer l’expérience utilisateur, Store365 permet une intégration complète avec un site web, y compris la réservation et la signature en ligne, offrant une gestion sans contact avec les clients.

BoxPilote

Arrivé récemment sur le marché, solution complète et moderne, BoxPilote est un logiciel innovant conçu spécifiquement pour la gestion des centres de self-stockage. Il se distingue par une interface utilisateur intuitive, offrant une gestion fluide et efficace des box de stockage. L’objectif principal de BoxPilote est de simplifier les tâches de gestion quotidienne pour les exploitants de self-stockage, tout en maximisant l’expérience utilisateur. Sortie du logiciel prévue pour septembre 2024.

Caractéristiques principales :

Gestion des box de stockage : Permet de suivre en temps réel l’occupation des box, avec une vue claire des espaces disponibles, réservés ou loués.
Facturation automatisée : Génère des factures automatiquement et permet un suivi précis des paiements.
Contrôle d’accès : Intégré au logiciel, ce module permet de gérer l’accès des clients aux box via des codes PIN ou des cartes d’accès.
CRM intégré : Pour le suivi des clients, la gestion des prospects, et la mise en place de campagnes de mailing.

Le logiciel automatise les tâches répétitives, est modulable pour s’adapter aux besoins spécifiques, et reste facile à utiliser, même sans compétences techniques.

Buxida

Si vous recherchez une solution complète et intuitive pour gérer un centre de self-stockage, Buxida pourrait être une option intéressante. Buxida est un logiciel de gestion pour les professionnels du self-stockage, développé par la société française UBICX. Il est conçu pour simplifier la gestion quotidienne des centres de stockage, avec des fonctionnalités spécifiquement adaptées aux besoins de ce secteur. Il a été lancé en 2020.

Parmi ses principales fonctionnalités, Buxida propose un système de signature électronique via Signaturit, qui permet aux clients de signer des contrats de location de manière simple et sécurisée, directement depuis n’importe quel appareil, sans avoir besoin d’installer une application. Cela facilite la gestion administrative et offre une solution légale et fiable pour les professionnels du self-stockage.

En tant qu’ERP spécialisé, Buxida permet de gérer l’ensemble des processus liés au stockage, du contrat de location à la gestion des paiements, en passant par les mandats SEPA. Le logiciel est entièrement en français et se distingue par sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités spécifiques au secteur du stockage.

Kinnovis

Kinnovis est un logiciel de gestion de self-stockage conçu pour simplifier et automatiser les opérations des centres de stockage. Ce logiciel, avec une interface conviviale et moderne, se distingue par son intégration des dernières technologies, notamment l’intelligence artificielle. Il intègre une gamme complète de fonctionnalités qui permettent de gérer facilement les tâches quotidiennes tout en améliorant l’expérience utilisateur. Il a été lancé en 2019.

Le logiciel permet la réservation et le paiement en ligne 24/7, offre une gestion optimisée des centres multi-sites avec rapports et cartes interactives, automatise la facturation et les paiements, et fournit des statistiques détaillées sur les performances.

Odoo

Odoo, une suite open-source, peut être adaptée au self-stockage grâce à ses modules flexibles. Il permet la gestion des contrats, des paiements automatisés, et des installations multi-sites. Odoo propose également un portail client en ligne pour les réservations et paiements, et intègre des outils d’automatisation et de reporting, offrant une solution complète et personnalisable pour les entreprises de self-stockage.

Quel est le prix d’un logiciel de self-stockage ?

Obtenez une estimation personnalisée du coût d’un logiciel de self-stockage adapté à vos besoins et découvrez son impact sur la gestion de votre centre. Pour un devis précis, une demande spécifique est nécessaire. Voici les prix typiques en France :

Petites entreprises : 100 à 300 EUR/mois pour des fonctionnalités de base.
Grandes entreprises : 500 à 1 000 EUR/mois pour des options avancées.
Licence unique : 1 000 à 10 000 EUR selon les fonctionnalités.
Tarification à la carte : Modules supplémentaires entre 50 et 500 EUR/mois.
Support et formation : Inclus ou facturés de 50 à 200 EUR/h.

Pour des tarifs précis, demandez un devis personnalisé et testez le logiciel avant de vous engager.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de self-stockage ?

Utiliser un logiciel de self-stockage apporte de nombreux bénéfices pour votre entreprise de location de box. Nous avons énuméré les 6 principaux :

1. Automatisation de vos tâches administratives : Vous pourrez automatiser la facturation, les relances de paiement, la gestion de vos contrats. Il y aura moins d’erreurs humaines, un gain de temps considérable et moins de travail pour vous ou votre personnel.

2. Gestion en temps réel des box : Vous pourrez en un clin d’oeil, avoir une vue réelle de vos disponibilités. Cela sera donc plus facile de faire des réservations, des locations, et des transferts de box. Vous pourrez également suivre les performances d’occupation de vos espaces et les revenus que vos locations génèrent.

3. Amélioration de l’expérience client : Internet évolue constamment, le comportement de vos clients aussi ! Vous pourrez prendre le paiement de vos clients en ligne, réserver vos box, signer des contrats à distance, à n’importe quel moment du jour ou de la nuit. A coup sûr, cette option plaira à vos potentiels locataires ! Votre entreprise sera accessible et très flexible !

4. Sécurité accrue : La sécurité est un point essentiel pour la réussite de votre société de self-stockage. Votre futur logiciel peut inclure des solutions de contrôle d’accès, comme des systèmes de code ou des cartes d’accès, pour gérer l’entrée et la sortie des clients.

5. Rapports et analyses : Comment piloter votre garde meuble sans avoir de rapports fiables. Votre logiciel est capable de vous sortir toute sorte de rapports sur votre activité. En temps réel ou sur des mois et des années. Vous pourrez voir simplement votre taux d’occupation, vos revenus, les historiques de vos clients, etc. Prendre de bonnes décisions est primordiale dans votre secteur, surtout quand la concurrence est accrue.

6. Support pour la gestion multisite : Si vous disposez de plusieurs centres de stockage en libre-service, votre logiciel est capable de centraliser vos centres. Il sera donc plus facile de les suivre.

Pour faire simple, si vous n’avez pas encore de logiciel pour votre garde meuble, vous passez à côté de belles opportunités tout en vous compliquant drastiquement la tâche !

Comment choisir son logiciel de self-stockage ?

Choisir un logiciel de self-stockage est une décision stratégique qui améliorera votre gestion et votre rentabilité. Vérifiez les 8 points suivants avant de vous engager :

1. Est-ce que les fonctionnalités sont adaptées à vos besoins ?

Gestion des clients et des contrats : Le logiciel doit inclure la gestion des données clients, des contrats et des paiements.
Automatisation : Il doit permettre d’automatiser des tâches comme la facturation, les rappels de paiement et la gestion des disponibilités.
Contrôle d’accès : Si vous gérez des garde-meubles sécurisés, il vous faut assurément une intégration de la gestion des accès (badges, codes, etc.).
Portail client en ligne : Un portail qui permet aux clients de réserver, payer et gérer leur contrat en ligne est un atout pour l’expérience utilisateur. Les centres qui ont opté pour cette stratégie obtiennent de bons résultats !

2. Est-ce que l’Interface utilisateur est intuitive ? Lors d’une démonstration, testez le logiciel. Vous devez être à l’aise pour ne pas faire d’erreurs. Le but n’est pas de passer un temps fou à comprendre comment il fonctionne ! Il doit être intuitif, clair et fluide.

3. Peut-il intégrer de nouveaux outils ? Toujours avant de se lancer dans l’achat d’un logiciel, vérifiez qu’il est bien compatible avec vos outils habituels. Nous pensons à votre système de comptabilité, de la gestion de vos paiements, de votre contrôle d’accès, etc.

4. Quel est son prix ? Choisissez un modèle qui correspond à votre budget et à vos besoins actuels. Les logiciels ne proposent pas tous les mêmes offres.

5. Comment est le support technique et la formation ? Point très très important aussi, le service client et le support technique. Comment allez-vous gérer un problème rapidement si personne ne répond à vos demandes ? Il faut que votre fournisseur de logiciel offre une excellente assistance (à quoi sert un logiciel, si vous êtes bloqué ?). L’idéal est d’avoir une formation initiale au minimum (même si cette dernière peut-être payante). Et de nombreux supports doivent être accessibles à tout moment comme des guides, des tutoriels, une assistance téléphonique….

6. Peut-il évoluer ? Pensez à l’avenir. Votre logiciel doit aussi s’adapter à votre entreprise. Vous allez construire de nouveaux box ? Ouvrir un autre centre de self-stockage ? Proposer des services supplémentaires ? Exploser le nombre de clients ? Le logiciel doit suivre vos performances et vos évolutions.

7. Sécurité des données : Inutile de vous le rappeler, mais la sécurité des informations est primordiale. Veillez à ce qu’il propose des sauvegardes automatiques et régulières. Des protections contre les cyberattaques. Soit conforme à la protection des données comme le RGPD.

8. Comment sont les avis ? Il est toujours intéressant d’avoir les avis de ceux qui utilisent déjà le logiciel. Demandez quels clients travaillent avec eux. Et questionnez les utilisateurs du logiciel.

Les questions à se poser avant un engagement !

Vous cherchez un logiciel pour votre garde meuble ? Avez-vous pensé à toutes les questions qu’il faut se poser et qu’il faut soumettre au fournisseur du logiciel ? Voici une liste de questions, à vous de trouver les réponses et voir si ce dernier est adapté à votre structure et à vos besoins ! Vous pourrez comparer les réponses des différents logiciels et voir celui qui est fait pour vous.

Quels sont les outils et fonctionnalités offerts ? Est-ce que le logiciel permet de gérer les réservations, les paiements, les contrats, et les inventaires ?

L’interface est-elle intuitive ? Le logiciel est-il facile à utiliser pour les personnes non techniques ?

Le logiciel peut-il s’intégrer avec d’autres systèmes comme vos serrures électroniques (Noké), vos cadenas (Rubik), de la gestion de vos accès et de la sécurité (SC Solutions, BearBox, PTI Security, OpentechAlliance, Sensoberg…), comme des logiciels de comptabilité (Microsoft Dynamics 365 anciennement Navision, Datev, BMD, Xero, Sage…) ou des plateformes de gestion des clients ?

Comment les données sont-elles protégées ? Quelles sont les mesures de sécurité en place pour éviter les pertes de données ou les accès non autorisés ?

Quel type de support est disponible (assistance téléphonique, chat en ligne, documentation) ? Y a-t-il un service après-vente ?

Quel est le prix du logiciel ? Y a-t-il des frais cachés ou des coûts supplémentaires pour certaines fonctionnalités ?

Le logiciel peut-il être adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise ?

Le logiciel est-il accessible depuis différents appareils et plateformes (ordinateurs, tablettes, smartphones) ?

Comment les mises à jour sont-elles gérées ? Y a-t-il des frais pour les mises à jour ou les nouvelles fonctionnalités ?

Existe-t-il une version d’essai gratuite ou une démonstration pour évaluer le logiciel avant de s’engager ?

Comment fonctionne un logiciel de self-stockage ?

Un logiciel de self-stockage est conçu pour gérer les opérations d’un centre de stockage, les automatiser et les simplifier. Voici un aperçu général en 10 points :

Gestion des réservations : Les clients peuvent réserver des box de stockage en ligne ou à l’accueil/bureau. Il permet de suivre les réservations, de gérer les disponibilités et de confirmer les réservations.
Gestion des contrats : Le logiciel génère et gère les contrats de location des box de stockage. Il va automatiser la création de vos documents, les renouvellements, les préavis.
Gestion des paiements : Il va permettre de traiter les paiements en ligne, sur place, etc. Il va générer vos factures, les paiements récurrents, les relances de paiements en retard, etc.
Gestion des box de stockage : Avec votre logiciel, vous verrez le statut de vos espaces (libre, occupé, en maintenance, etc), la disponibilité, la taille, l’emplacement (étage, rdc….). Le logiciel suit l’état et la disponibilité des espaces de stockage.
Suivi des inventaires : Il se peut que votre centre dispose d’une boutique de déménagement. Le logiciel peut gérer les stocks et les ventes des fournitures d’emballage.
Gestion des clients : Avec la base de données des clients, vous pouvez gérer les contacts et disposer d’un historique des relances, des transactions… Il peut aussi envoyer des notifications, des rappels, etc.
Sécurité et accès : Avec l’intégration de vos systèmes de sécurité, vous pourrez contrôler et surveiller les accès de vos clients. Voir les caméras de surveillance.
Rapports et analyses : Vous pourrez accéder à une panoplie de rapports (financier, démographique, de performances, etc).
Interface utilisateur : Le logiciel fournit une interface graphique pour que les gestionnaires du centre puissent accéder facilement aux données, gérer les opérations quotidiennes et effectuer des tâches administratives.
Support et maintenance : Les mises à jour logicielles et le support technique sont souvent inclus pour résoudre les problèmes et maintenir les mises à jour.

Puis-je avoir un logiciel de self-stockage avec moins de 100 box à louer ?

Oui, il est tout à fait possible d’avoir un logiciel de self-stockage même si vous avez moins de 100 box à louer. En fait, plusieurs logiciels de self-stockage sont conçus pour être flexibles et adaptés aux besoins des petits et moyens centres de stockage. Voici quelques points à considérer :

Si votre budget est modeste, il existe des logiciels adaptés aux petites structures. Vous disposerez des fonctionnalités essentielles comme la gestion des réservations, des contrats de location, des box de stockage et des paiements. Pensez tout de même à son évolution dans le temps, si vous faisiez une extension, par exemple. Pour ne pas risquer de dépenses inutiles, demandez une démo du logiciel avant de vous engager. Suivant la taille de votre centre et vos revenus, vous pourrez toujours faire évoluer les fonctionnalités plus tard.

Faut-il créer son logiciel de self-stockage ou en louer un ?

Choisir entre créer votre propre logiciel de self-stockage ou en louer un dépend de plusieurs facteurs, notamment vos besoins spécifiques, votre budget, et vos ressources techniques. Dans de nombreux cas, les PME et les TPE optent pour des solutions SaaS (solution logicielle applicative hébergée dans le cloud et exploitée en dehors de l’entreprise par un tiers, aussi appelé fournisseur de service), en raison de leur coût abordable et de leur facilité d’utilisation. Généralement, les grandes entreprises avec des exigences complexes, le développement sur mesure développe leur propre logiciel de self-stockage comme Shurgard.

A retenir !

Si vous avez un budget limité, besoin d’une mise en œuvre rapide, et souhaitez éviter les coûts de développement et de maintenance, louer un logiciel est généralement la meilleure option.

Si vous avez des besoins très spécifiques, du temps, un budget pour le développement, et des ressources pour gérer la maintenance, créer un logiciel sur mesure peut offrir une solution parfaitement adaptée.

Quels sont les inconvénients de ne pas utiliser de logiciel ?

Ne pas utiliser de logiciel de self-stockage pour gérer un centre de stockage peut entraîner plusieurs inconvénients significatifs qui peuvent conduire à des inefficacités, des erreurs, et une gestion plus complexe des opérations. Un logiciel dédié facilite la gestion efficace d’un centre de stockage.

Sans logiciel, vous êtes confrontés à des erreurs humaines lors des réservations, des contrats, des inventaires, des factures… Vous perdez également plus de temps ce qui peut faire augmenter les coûts de la main-d’oeuvre.

La gestion est plus difficile. Par exemple, pour suivre vos réservations, voir les disponibilités en temps réel. Le suivi des paiements peut-être plus aléatoire. Ce qui augmente statistiquement le risque d’impayés et peut engendrer des problèmes de trésorerie.

Sans logiciel, il est difficile de faire un suivi efficace et de faire des reporting. Ce qui peut avoir un impact significatif sur vos prises de décision. Vous manquerez également de données pertinentes.

Sans un système informatisé, il est plus difficile de contrôler et de suivre les accès aux boxes de stockage, ce qui peut poser des problèmes de sécurité.

Les données sensibles des clients peuvent être moins bien protégées. Ce qui génère un risque de pertes ou de violations de données.

La satisfaction client peut s’en ressentir. En effet, la communication est moins fluide. Les délais de réponse sont allongés.

Vous ne pourrez pas évoluer comme le font vos concurrents avec des tâches automatisées. Il sera aussi difficile d’intégrer votre logiciel de comptabilité, des outils marketing….

En cas de croissance de votre entreprise et pour faire face aux évolutions et aux défis futurs, sans logiciel, l’opération s’avère compliquée.

Nous ne sommes pas actionnaire d’un fournisseur X, mais il faut bien avouer que disposer d’un logiciel est bien pratique, voir indispensable dans une époque ou l’intelligence artificielle se déploie à vitesse grand V!

Compatibilité avec Location-gardemeuble.fr ?

Location-gardemeuble.fr est une plateforme française dédiée à la location de garde-meubles et de solutions de stockage. Si vous envisagez d’intégrer un logiciel de self-stockage avec nous, contactez-nous directement à contact@location-gardemeuble.fr.

Location-gardemeuble.fr propose une API ou une interface d’intégration qui permet aux logiciels de self-stockage de se connecter à la plateforme. Notre API facilite la synchronisation des données telles que la disponibilités des box, les promotions, les prix…

Vous pouvez également contacter le support technique de votre fournisseur de logiciel pour discuter de la compatibilité et des options d’intégration. Il sera en mesure de vous donner des conseils sur la meilleure façon de connecter les deux systèmes.