Documents d’entreprise à archiver
La conservation des documents des entreprises est essentielle dans le cadre des contrôles administratifs.
Il ne faut pas négliger la durée comme les supports de l’archivage. L’archivage est une obligation légale. Il sert de preuve en cas de litige. Un grand nombre d’entreprises se demande combien de temps faut-il archiver ses documents ? La durée d’archivage dépend de la nature des documents.
Les garde meuble de self stockage proposent des solutions fiables pour archiver vos documents.
Avantages du self stockage pour les entreprises qui veulent archiver
Gain de place dans vos locaux- accès illimité 24 h/24 7 j/7
Mise à disposition de chariots, diables et transpalettes pour la manutention- sécurité par caméras de surveillance
Contrat de location flexible
Box de stockage à partir de 1 m 2
Changer facilement de taille de box de stockage selon vos besoins
Coût adapté à la surface louée.
La clé d’un bon archivage est le classement. Utilisez des cartons adaptés à vos archives, des étiquettes….et des rayonnages.
Conseil : Evitez de stocker vos archives à même le sol. Au cas ou il y ai une inondation !
Délai légaux de conservation de vos archives
Documents commerciaux à archiver pendant 10 ans : Correspondance commerciale, dossiers clients, Correspondance commerciale ; autres contrats commerciaux, accords industriels, Commandes clients, commandes fournisseurs.
Documents commerciaux à archiver pendant 3 ans : Tous documents de transport intéressant les douanes.
Documents sociaux à archiver pendant 30 ans : Statuts et actes de société ; fusion, modification et cession, Registres des titres nominatifs, Registre à souche (actions et obligations), Registre de présence des Conseils d’Administration, Registre des procès-verbaux des délibérations des Conseils d’Administration, Rapports des Commissaires aux comptes, rapports des gérants, rapports du conseil d’administration, Registres des procès-verbaux d’Assemblées Générales, comptes sociaux, comptes d’exploitation, comptes de pertes et profits, Feuilles de présence aux Assemblées Générales et pouvoirs.
Documents comptables à archiver pendant 10 ans: Livre journal, grand livre, livre des inventaires, Bilans, comptes de résultat, comptes de pertes et profits, balance générale annuelle, Journaux auxiliaires, comptes auxiliaires, journal centralisateur, Balances auxiliaires annuelles, inventaires.
Pièces comptables à archiver pendant 10 ans : Investissement (Contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers, Contrats d’acquisition des autres immobilisations, Contrats et documents relatifs aux participations (bulletins de souscription, transferts, déclarations notariées…)) Contrats divers (Contrats de prêt, d’emprunt et d’avance, contrats d’assurance, Contrats de leasing, marché, factures clients, factures fournisseurs, Bons de livraison et de réception, bons de commande.) Fiscalité (justificatifs de tva, Tout document relatif aux impôts, taxes et droits)Documents bancaires (Remises en banques : chèques, effets, carnets à souche de chèques, Avis de débit et crédit, ordres de virement, relevés trimestriels, Avis de débit d’agios, échelles d’intérets, Doubles des certificats d’avoirs fiscaux, autres pièces bancaires)Organisation (Description des procédures comptables)
Documents relatifs au personnel à archiver pendant 5 ans : livres de paie, Registres et états du personnel, Toutes pièces comptables relatives aux traitements et salaires : cartes de pointage, décomptes de commissions …, reçus pour solde de tout compte, Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, doubles des certificats de travail, Journaux et récapitulatifs des charges sociales, fiches fiscales par salarié.
Documents relatifs au personnel à archiver pendant 10 ans : Bulletins de paies
Documents relatifs au personnel à archiver pendant 30 ans : Fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement
Documents relatifs au personnel à archiver pendant une durée illimitée : Dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation.
Ces informations sont fournies à titre indicatif par location-gardemeuble.fr
