Self Stockage : rapports opérationnels et financiers…

Dans le self-stockage, établir des rapports manuels peut-être une charge de travail supplémentaire mais cela est indispensable pour comprendre comment votre centre de location de box de stockage fonctionne. L’idéal est d’avoir un logiciel de gestion qui vous calcule automatiquement certaines données. Chaque manager de box à louer a besoin de rapports, de statistiques pour pouvoir piloter au mieux son efficacité opérationnelle et financière. Vos rapports vous aideront à prendre les bonnes décisions pour optimiser la rentabilité de votre centre de self-stockage.

Quels sont les différents rapports disponibles et comment ces rapports peuvent vous aider à améliorer votre centre de location de box.

Rapports opérationnels  

La plupart des logiciels de gestion dans le self stockage dispose de rapports de base, facilement accessibles. Au minimum, ces rapports doivent indiquer le numéro du box de stockage à louer, indiquant si ce box individuel est disponible ou occupé. Il indiquera aussi la date quand il y a un préavis de déposé ou une réservation. Cela vous permettra de faire votre lock check (contrôle complet de vos locations box de stockage).

Vous pourrez ainsi vérifier la cohérence entre votre rapport et la réalité. Est-ce que les box sont bien occupés ? Est-ce que les espaces de stockage libres le sont bien ? (important : un box vide doit toujours être fermé à l’aide d’un cadenas de votre société. Cela pour éviter le « squat » d’un box libre).

Votre rapport doit vous donner votre taux d’occupation et le nombre de box encore disponible. Vous serez en mesure de savoir ce qu’il vous reste à louer. Vous devez aussi avoir un rapport qui vous indique les clients qui sont à jour au niveau des paiements, ceux qui sont en retard, avec le nombre de jours de retard. Cela vous permettra de relancer les clients en retard de paiement, et de voir ceux qui sont très en retard. En fonction du nombre de jours de retard, vous pourrez soit faire une relance téléphonique, soit envoyer vos courriers de relance (lettre d’avertissement, lettre de mise en demeure, lettre de résiliation de contrat…).

Vous devez également avoir un rapport qui vous indique le prix moyen par taille de box loué. Vous pourrez ainsi augmenter certains clients qui louent à un prix bien trop bas. N’oubliez jamais votre rentabilité.

Rapports démographiques  

La majorité des logiciels comprend une analyse du code postal. Vous déterminerez facilement d’où viennent vos clients. Ce rapport indique aussi le pourcentage de particuliers et de professionnels. 

Certains rapports sont plus précis, ils peuvent vous donner des indications comme particulier/famille ou particulier/célibataire. Ou bien professionnel/commerce ou professionnel/bâtiment … Toutes ces informations sont à utiliser lors de vos campagne marketing, pour déterminer les publicités les plus efficaces.

Un autre rapport important est celui qui vous donne des informations sur vos concurrents. Si vous connaissez leurs tarifs garde-meubles, les caractéristiques des centres de stockage et la distance entre vos sites, vous pouvez prendre de nombreuses décisions, y compris les stratégies marketing, la tarification… Plus vous en savez sur vos concurrents, mieux vous serez préparés pour rivaliser avec eux. Vous pourrez avoir une longueur d’avance sur la recherche de nouveaux clients.

Un autre rapport est celui qui vous donne le taux d’occupation de chaque taille de box de location. Cela vous permettra de voir si votre espace de stockage de 3m2 est toujours loué à + de 90% ou que vos boxes de stockage de 12m2 sont souvent disponibles…. Vous pourrez ainsi gérer vos augmentations (pour les emplacements de stockage à fort taux de remplissage). Vous pourrez aussi voir s’il est judicieux de partitionner les grands boxes en petits locaux de rangement. Adaptez-vous à votre demande client. N’oubliez jamais votre rentabilité. En général, plus vous louez petit, plus le prix au m2 est élevé.

Les rapports opérationnels vous donnent de nombreux renseignements. Vous connaîtrez mieux votre clientèle, vos concurrents… Vous prendrez les meilleures décisions. Il existe beaucoup de rapports qui donnent une multitude d’informations. N’hésitez pas à les utiliser. Ils sont là pour vous aider à piloter votre centre de location self stockage efficacement.

Rapports financiers

Gérer un centre d’espaces sécurisé en location est impossible sans rapport financier. Vous devez savoir si votre centre de container de stockage ou de pièces individuelles est rentable.

Le rapport financier le plus important est le compte des profits et pertes (P & L). Chaque poste (recettes et dépenses) doit être détaillé. La personne qui utilise ce rapport doit être capable de comprendre de quoi il s’agit. Vous devez avoir un P&L mensuel et annuel. Vous pourrez ainsi voir facilement vos recettes et vos dépenses chaque mois et d’année en année. Il est indispensable pour piloter votre activité.

En savoir plus sur le marché du garde-meuble en France ? 

Le rapport sur les revenus

Le détail de vos revenus permettra de savoir si vos actions sont rentables. Par exemple, vous faites une promotion sur vos cartons, avec ce rapport vous verrez facilement si vos ventes ont augmenté. Ce rapport indique généralement le total des revenus sur vos locations de box de rangement, les discounts, le total des ventes de marchandises…. Il comprend l’ensemble de vos revenus (domiciliation, pénalités de retard de paiement, frais de dossier, encombrants, frais d’ouverture de portes, assurances…).

Afin de mesurer les tendances de vos revenus, vous pouvez faire des graphiques simples.

Par exemple : 

Dépenses

Un rapport P & L contiendra également les postes de dépenses les plus utilisés. Par exemple, vous devriez être en mesure de suivre votre publicité, la masse salariale ou les salaires, les réparations, l’entretien, les coûts téléphoniques, juridiques, des marchandises, des assurances, les taxes… Si vous connaissez le montant de chaque poste, vous pourrez en déduire votre rentabilité. Vous pourrez aussi voir quels postes de dépenses augmentent ou diminuent
Il est très important de suivre ce rapport (P&L). Il vous permettra de réagir assez vite, avant qu’il ne soit trop tard. Sans ce rapport, vous ne saurez jamais si votre entreprise est rentable ou en perte.

Il existe de nombreux rapports issus de votre logiciel de gestion. Certains sont plus précis que d’autres. Meilleure sera votre connaissance de votre activité de location d’espaces de rangement, de votre clientèle… meilleures seront vos décisions.

Si vous ne comprenez pas les aspects financiers de votre centre de self stockage et de location de garde meuble, demandez conseil à des professionnels. Cela est très important car votre réussite, votre rentabilité en dépend. Utilisez à bon escient ces rapports. Comprendre la gestion financière fera la différence entre un centre de stockage box qui réussit sur le long terme et celui qui va vers l’échec.

A quoi servent les rapports financiers et opérationnels ?

Les rapports financiers et opérationnels jouent un rôle crucial dans la gestion et la prise de décisions au sein d’une entreprise. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles ces rapports sont essentiels :

Rapports Financiers :

1. Évaluation de la Performance Financière : Les rapports financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie, permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise. Ils fournissent une vue d’ensemble des actifs, des passifs, des revenus et des dépenses.
2. Prise de Décisions : Les dirigeants utilisent les rapports financiers pour prendre des décisions éclairées sur la gestion des finances de l’entreprise, l’investissement, le financement et d’autres aspects stratégiques.
3. Communication avec les Parties Prenantes : Les rapports financiers sont souvent partagés avec les actionnaires, les investisseurs, les créanciers et d’autres parties prenantes pour communiquer la situation financière de l’entreprise.
4. Conformité Réglementaire : Dans de nombreuses juridictions, les entreprises sont tenues de produire des rapports financiers conformes aux normes comptables et aux réglementations en vigueur.
5. Analyse de la Rentabilité : Les rapports financiers aident à évaluer la rentabilité de l’entreprise en analysant les marges bénéficiaires, le rendement des investissements et d’autres indicateurs financiers.

Rapports Opérationnels :

1. Suivi des Performances Opérationnelles : Les rapports opérationnels fournissent des données sur les activités quotidiennes de l’entreprise, telles que la production, les ventes, les inventaires, etc. Ils permettent de suivre les performances opérationnelles.
2. Optimisation des Processus : L’analyse des rapports opérationnels aide à identifier les inefficacités dans les processus internes et à prendre des mesures pour les optimiser, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.
3. Gestion des Stocks : Les rapports opérationnels incluent souvent des données sur les niveaux d’inventaire, les mouvements de stock et les coûts associés. Cela aide à gérer efficacement les stocks.
4. Évaluation de la Productivité : Les rapports opérationnels permettent d’évaluer la productivité des employés, des départements et des processus, ce qui peut conduire à des ajustements pour maximiser l’efficacité.
5. Prise de Décisions Opérationnelles : Les gestionnaires utilisent les rapports opérationnels pour prendre des décisions quotidiennes, allant de l’affectation des ressources à la résolution des problèmes opérationnels.

En résumé, les rapports financiers et opérationnels fournissent des informations cruciales pour évaluer la santé globale de l’entreprise, guider la prise de décisions et optimiser les performances financières et opérationnelles. Ces rapports sont des outils essentiels pour la gestion stratégique et opérationnelle.

Pourquoi est-il important de piloter son activité de self-stockage ?

Il est crucial de piloter son activité de self-stockage pour plusieurs raisons, notamment pour assurer la rentabilité, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients. Voici quelques-unes des raisons clés :

1. Optimisation de la Rentabilité :

• La gestion proactive de l’activité de self-stockage permet d’optimiser la rentabilité en identifiant et en exploitant les opportunités de revenus supplémentaires, en ajustant les tarifs de location en fonction de la demande du marché, et en minimisant les coûts opérationnels.

2. Amélioration de l’Efficacité Opérationnelle :

• En pilotant son activité, on peut identifier les processus inefficaces, les goulots d’étranglement et les sources de gaspillage. Cela conduit à des ajustements visant à améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les coûts et optimiser les ressources.

3. Réponse aux Changements du Marché :

• Le marché du self-stockage peut être influencé par divers facteurs, tels que la demande, la concurrence et les tendances économiques. En pilotant l’activité, on est mieux positionné pour ajuster les stratégies en réponse aux changements du marché.

4. Satisfaction Client :

• Une gestion active permet de répondre aux besoins des clients de manière proactive. Cela peut inclure l’amélioration des services, la personnalisation des offres, la résolution rapide des problèmes et la création d’une expérience client positive.

5. Gestion des Risques :

• Le pilotage de l’activité permet de surveiller et de gérer les risques potentiels, tels que les impayés, les problèmes de sécurité, les dommages aux biens stockés, etc. Une gestion proactive permet de minimiser ces risques et d’assurer la sécurité des biens des clients.

6. Suivi des Performances Financières :

• Le suivi régulier des performances financières à l’aide de rapports et d’analyses permet de prendre des décisions éclairées. Cela inclut le suivi des revenus, des coûts, de la rentabilité et d’autres indicateurs financiers clés.

7. Adaptation aux Besoins du Marché :

• Les besoins des clients évoluent avec le temps. En pilotant activement l’activité, on peut s’adapter aux changements dans les préférences et les comportements des clients, en ajustant l’offre de services et les installations pour rester compétitif.

8. Maintien d’une Image Positive :

• Une gestion proactive contribue à maintenir une image positive de l’entreprise, renforçant la confiance des clients et attirant de nouveaux clients. Cela peut également contribuer à établir une réputation positive dans la communauté locale.

En résumé, piloter son activité de self-stockage est essentiel pour assurer la durabilité à long terme de l’entreprise en optimisant la rentabilité, en améliorant l’efficacité opérationnelle et en répondant efficacement aux besoins du marché et des clients.